An 35 Niederlassungen mit über 1 800 Mitarbeitern deutschlandweit wartet und prüft die Zeppelin Baumaschinen GmbH täglich hunderte Werkzeuge und Maschinen. Als eines der führenden Vertriebs- und Serviceunternehmen in Deutschland ist die effiziente Verwaltung und Prüfung der Geräte ein zentrales Anliegen des Unternehmens. Zuvor erfolgte die Verwaltung der prüfpflichtigen Arbeitsmittel noch auf analoge Weise. Aus diesem Grund fiel die Entscheidung, zamics zu implementieren – ein System zur digitalen Arbeitsmittelverwaltung. Am Standort Straubing in Bayern zeigt Michelle Stollberg, Beauftragte für Integrierte Managementsysteme im Wirtschaftsraum Bayern, wie das Prüf- und Gerätemanagement im Detail funktioniert.
Zunächst gab es die Herausforderung, die Prozesse rund um die Prüfungen der Arbeitsmittel zu vereinheitlichen und zu standardisieren. „Vor der Einführung von zamics führte jede Abteilung eigene Listen, was zu einem hohen Verwaltungsaufwand und einem Mangel an Transparenz führte“, erklärt Michelle Stollberg. Das Problem an Excel-basierten Systemen ist zum einen die fehlende Transparenz und das uneinheitliche Vorgehen bei der Pflege der Listen. Zum anderen besteht eine große Fehleranfälligkeit beim Bearbeiten der Tabellen, da ein einziger Tippfehler im Datum zu großen Problemen führen kann. Zudem sind Excel-Listen oft nicht geschützt, was das Risiko birgt, dass wichtige Nummern wie interne Identifikationsnummern unkontrolliert geändert werden. Auch die Verwaltung der Arbeitsmittel in den Niederlassungen erfolgte analog und uneinheitlich, woraus resultierte, dass viele Ressourcen für die Suche nach Geräten, Dokumenten oder Handbüchern eingesetzt wurden.
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, entschied sich Zeppelin Ende 2021 für die Implementierung von zamics in allen deutschen Niederlassungen. Die Umstellung verlief schneller und reibungsloser als erwartet, denn das System funktioniert denkbar einfach. Zur Einrichtung der Software werden NFC-, GPS- oder BLE-Transponder oder QR-Codes an den Arbeitsmitteln befestigt. Durch das Scannen der Transponder mit dem Smartphone können Maschinendaten und Informationen zu Prüfungen sofort abgerufen werden. Dies erleichtert die Disposition der Geräte und Werkzeuge erheblich, da stets eine Übersicht über den Standort und Status der Geräte einsehbar ist. Außerdem sorgt das System für automatische Benachrichtigungen über anstehende Prüfungen und stellt eine vorschriftsgemäße Dokumentation sicher. Die nun standardisierten Prozesse und Transparenz führten dazu, dass der Zeitaufwand für die manuelle Pflege von Listen erheblich reduziert wurde. So können Mitarbeiter nun mehrere Stunden pro Woche sparen, die zuvor für administrative Aufgaben aufgewendet wurden. Auch die lange Suche nach Geräten, Dokumenten oder Anleitungen hat mit zamics ein Ende gefunden. Mittlerweile hat sich gezeigt: zamics bietet ein erhebliches Plus an Qualität, denn durch das optimierte Prüfmanagement wird sichergestellt, dass Maschinen und Geräte stets in einem Top-Zustand sind. Aufgrund der erfolgreichen Nutzung in Deutschland wurde zamics im Frühling 2024 auch in den Niederlassungen in Österreich eingeführt.
August 2024